Ochrana osobných údajov

Ochrana osobných údajov našich klientov a iných fyzických osôb (ďalej aj ako „Dotknuté osoby“) je pre nás dôležitá. Tieto podmienky (ďalej len „Podmienky“) vysvetľujú akým spôsobom spracúvame pri poskytovaní právnych služieb osobné údaje v rámci advokátskej kancelárie Legal Mates s. r. o., so sídlom Jarošova 1, 831 03 Bratislava, IČO: 55 375 260, zapísaná v obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, Oddiel: Sro, Vložka č.: 168431/B (ďalej len „Spoločnosť“). Ak máte akékoľvek otázky, môžete nás kontaktovať telefonicky na tel. č.: +421 949 492 468, e-mailom na office@legalmates.sk alebo poštou na adresu nášho sídla.

Pri spracúvaní osobných údajov sa riadime primárne Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov a o zrušení smernice 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov) (ďalej len „GDPR”), ktoré upravuje aj Vaše práva ako dotknutej osoby, ustanoveniami zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon“), ktoré sa na nás vzťahujú (najmä § 78), zákonom č. 586/2003 Z. z. o advokácií a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov (§ 18) ako aj ďalšími predpismi. Dodržiavame Kódex správania prijatý Slovenskou advokátskou komorou (ďalej len „SAK”), ktorý bližšie vysvetľuje spracúvanie osobných údajov advokátmi. S Kódexom správania SAK sa môžete oboznámiť na www.sak.sk/gdpr.

Prečo spracúvame osobné údaje?

Spracúvanie osobných údajov je z našej strany nevyhnutné najmä preto, aby sme mohli:

poskytovať právne služby našim klientom a vykonávať advokátske povolanie;
plniť rôzne zákonné, stavovské a zmluvné povinnosti; a
chrániť oprávnené záujmy našich klientov, iných osôb a nás. Na aké účely a na základe akých právnych základoch spracúvame osobné údaje? Aké oprávnené záujmy sledujeme pri spracúvaní osobných údajov?

Účel Právny základ Súvisiace právne predpisy

Výkon povolania – poskytovanie právnych služieb klientom.

Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 psím. C) GDPR, plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR (vo vzťahu k osobitným kategóriám osobných údajov môže ísť o dodatočné podmienky podľa čl. 9 ods. 2 písm. f) GDPR).

Zákon o advokácií, Advokátsky poriadok, Občiansky zákonník, Obchodný zákonník a iné súvisiace predpisy platné na území SR a EÚ.

Poskytovanie iných ako právnych služieb klientom – napr. služby oprávnenej osoby partnera verejného sektora.	Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 psím. c) GDPR, plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR.	Zákon o registri partnerov verejného sektora, Zákon o e- Governmente, Občiansky zákonník a Obchodný zákonník, Zákon o nájme nebytových priestorov.
Uzatváranie a plnenie zmlúv vrátane spracúvania a vytvárania objednávok, zmlúv, faktúr, dodacích listov, styk s bankou atď.	Plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR.	Obchodný zákonník, Občiansky zákonník.
Vedenie účtovníctva, vrátane pokladne, stavu majetku a záväzkov atď.	Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 psím. c) GDPR.	Zákon o účtovníctve, Zákon o dani z príjmov, Zákon o dani z pridanej hodnoty.
Zabezpečenie súladu s právnymi predpismi a predpismi Slovenskej advokátskej komory.	Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 psím. c) GDPR, oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 psím. f) GDPR, verejný záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. e) GDPR, obhajovanie právnych nárokov podľa čl. 9 ods. 2 písm. f) GDPR.	Zákon o advokácií, Advokátsky poriadok, Zákon o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti, Zákon o oznamovaní protispoločenskej činnosti, GDPR.
Zasielanie newslettrov, právnych notifikácií, výsledkov monitoringu právnych predpisov a pod. klientom Spoločnosti, resp. osobám oprávneným konať v mene klientov Spoločnosti.	Oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 psím. f) GDPR. Oprávneným záujmom Spoločnosti je informovať klientov o novinkách, resp. zmenách v právnej oblasti, ktoré môžu mať dopad na práva a povinnosti klienta. S poukazom na zásadu proporcionality, je Spoločnosť toho názoru, že oprávnený záujem Spoločnosti informovať klientov o týchto skutočnostiach, prevažuje nad	Zákon o advokácií, Zákon o elektronických komunikáciách, Zákon o reklame, Zákon o ochrane spotrebiteľa, Občiansky zákonník.

záujmom ochrany súkromia dotknutej osoby.

Hľadanie vhodného zamestnanca prostredníctvom kontaktného formuláru na webovej stránke www.legalmates.sk, vedenie databázy záujemcov o prácu po ukončení výberového konania a v prípade ďalšej potreby kontaktovanie záujemcu.	Súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.	Zákon o advokácii, Zákonník práce, Občiansky zákonník.
Vybavenie iného dopytu alebo otázky zaslanej prostredníctvom kontaktného formuláru na webovej stránke www.legalmates.sk, ktorá sa netýka záujmu dotknutej osoby o prácu, vedenia databázy takýchto otázok alebo dopytov a kontaktovania dotknutej osoby.	Súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.	Zákon o advokácii, Občiansky zákonník, Obchodný zákonník.
Vedenie prijatej a odoslanej pošty, vedenie registratúry a zoznamov, štatistické účely, archívne účely vo verejnom záujme a účely historického a vedeckého výskumu.	Čl. 89 GDPR.	Zákon o archívoch a registratúrach.

Komu sprístupňujeme Vaše osobné údaje?

Spoločnosť môže poskytnúť osobné údaje Dotknutých osôb aj ďalším fyzickým alebo právnickým osobám, orgánom verejnej moci alebo medzinárodným organizáciám. Spoločnosť v prípade poskytovania osobných údajov Dotknutých osôb zabezpečuje najvyššiu možnú mieru ochrany osobných údajov, pričom v prípade poskytovania osobných údajov svojim sprostredkovateľom alebo spoločnému prevádzkovateľovi má uzatvorený zmluvný vzťah v zmysle čl. 26 alebo čl. 28 GDPR, resp. § 33 alebo § 34 Zákona.

Spoločnosť poskytuje osobné údaje Dotknutých osôb nasledovným kategóriám príjemcov:

kontrolujúce alebo kontrolované subjekty a ostatné subjekty v horizontálnej alebo vertikálnej hierarchii organizačnej štruktúry Spoločnosti;
obchodní partneri Spoločnosti;
právni, daňoví, účtovní a IT poradcovia Spoločnosti;
orgány verejnej moci. Do ktorých krajín prenášame Vaše osobné údaje? Spoločnosť môže prenášať osobné údaje Dotknutých osôb do tretích krajín (krajiny mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru) alebo medzinárodným organizáciám. V prípade prípadného prenosu osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodným organizáciám sa Spoločnosť vždy zaväzuje zabezpečiť dostatočnú mieru ochrany osobných údajov Dotknutých osôb. Aké automatizované individuálne rozhodovania vykonávame? Spoločnosť nevykonáva pri spracúvaní osobných údajov Dotknutých osôb automatizované individuálne rozhodovania. Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje? Osobné údaje Spoločnosť uchováva najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Pri uchovávaní osobných údajov sa riadime odporúčanými dobami uchovávania v zmysle Uznesenia predsedníctva Slovenskej advokátskej komory číslo 29/11/2011, napr.:

Knihu došlej pošty a knihu odoslanej pošty po jej zaplnení uschováva advokát počas desiatich rokov od dátumu prijatia alebo odoslania v knihe zapísanej poslednej zásielky;
Inventárny zoznam archivuje advokát počas desiatich rokov od jeho spísania;
Skartačná lehota klientskeho spisu je desať rokov a plynie odo dňa, keď sú splnené všetky podmienky pre uloženie spisu do archívu. Na advokátov sa vzťahujú stavovské prepisy vykladajúce povinnosti advokátov podľa Zákona, podľa ktorých existujú určité okolnosti, ktoré predlžujú naše doby uchovávania osobných údajov resp. bránia nám v skartácií niektorých dokumentov z pochopiteľných dôvodov. Napr.:

Klientsky spis, v ktorom sa nachádzajú originály listín odovzdaných advokátovi klientom nie je možné skartovať;
Skartovať nie je možné protokoly klientskych spisov a menoslov klientskych spisov;
Skartovať nie je možné klientsky spis alebo jeho časť, ktorú je advokát povinný odovzdať štátnemu archívu;
Skartovať nie je možné klientsky spis, pokiaľ je vedené akékoľvek konanie pred súdom, orgánom štátnej správy, orgánmi činnými v trestnom konaní, Slovenskou advokátskou komorou, ktoré

obsahovo súvisí s obsahom klientskeho spisu alebo ktorého predmetom bolo konanie alebo opomenutie advokáta pri poskytovaní právnej pomoci vo veci klientovi.

Ako o Vás získavame osobné údaje?

Spoločnosť primárne získava osobné údaje priamo od Dotknutých osôb. V niektorých prípadoch však Dotknuté osoby priamo nevystupujú v kontakte so Spoločnosťou a v takomto prípade Spoločnosť získava osobné údaje z iných zdrojov, ktorými sú:

• verejne dostupné zdroje, v rámci ktorých je uvedených osobný údaj Dotknutej osoby;
• zamestnávateľ Dotknutej osoby;
• iná osoba, ktorá poskytuje Spoločnosti osobné údaje Dotknutej osoby – v takomto prípade je

poskytujúca osoba povinná disponovať súhlasom Dotknutej osoby v zmysle § 78 ods. 6 Zákona.

Aké práva máte ako dotknutá osoba?

V súvislosti so spracúvaním osobných údajov Vám, ako Dotknutej osobe, vznikajú nižšie uvedené práva, ktoré si môžete kedykoľvek uplatniť u Spoločnosti vo forme žiadosti. Spoločnosť je v takomto prípade povinná poskytnúť Dotknutej osobe informácie o opatreniach, ktoré sa prijali na základe jej žiadosti a to bez zbytočného odkladu, najneskôr však do 1 mesiaca. Spoločnosť môže túto lehotu predĺžiť o ďalšie 2 mesiace, pričom v takomto prípade informuje Dotknutú osobu o každom takomto predĺžení do 1 mesiaca od doručenia žiadosti spolu s dôvodmi zmeškania lehoty.

Právo na prístup (čl. 15 GDPR a § 21 Zákona)
Dotknutá osoba má právo získať potvrdenie, či Spoločnosť spracúva jej osobné údaje, pričom v prípade, ak áno, tak má právo získať k týmto osobným údajom prístup. Dotknutá osoba má zároveň právo na poskytnutie všetkých informácii v rámci týchto Podmienok, pričom Spoločnosť tieto Podmienky pravidelne aktualizuje.
Právo na prístup (čl. 15 GDPR alebo § 21 Zákona)
Dotknutá osoba má právo získať potvrdenie, či Spoločnosť spracúva jej osobné údaje, pričom v prípade, ak áno, tak má právo získať k týmto osobným údajom prístup. Dotknutá osoba má zároveň právo na poskytnutie všetkých informácii v rámci týchto Podmienok, pričom Spoločnosť tieto Podmienky pravidelne aktualizuje.
Právo na opravu (čl. 16 GDPR alebo § 22 Zákona)
Dotknutá osoba má právo na opravu osobných údajov, ktoré Spoločnosť o nej spracúva a to bez zbytočného odkladu. Dotknutá osoba má zároveň právo na doplnenie neúplných osobných údajov.
Právo na vymazanie/zabudnutie (čl. 17 GDPR alebo § 23 Zákona)
Dotknutá osoba má právo na vymazanie osobných údajov, ktoré Spoločnosť o nej spracúva a to bez zbytočného odkladu. Právo na výmaz avšak nie je absolútne a je potrebné, aby bol splnený aspoň niektorý z dôvodov v zmysle čl. 17 ods. 1 GDPR a § 23 ods. 2 Zákona, resp. Spoločnosť nie

je povinná vymazať takéto osobné údaje v prípadoch uvedených v zmysle čl. 17 ods. 3 GDPR a §

23 ods. 4 Zákona.

Právo na obmedzenie spracúvania (čl. 18 GDPR alebo § 24 Zákona) Dotknutá osoba má právo, aby Spoločnosť obmedzila spracúvanie jej osobných údajov za podmienok uvedených v zmysle čl. 18 GDPR a § 24 Zákona.
Právo na prenosnosť (čl. 20 GDPR alebo § 26 Zákona) Dotknutá osoba má právo získať osobné údaje, ktoré poskytla Spoločnosti, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto osobné údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak poskytla svojej osobné údaje na základe súhlasu a tieto osobné údaje spracúva Spoločnosť automatizovanými prostriedkami.
Právo namietať (čl. 21 GDPR alebo § 27 Zákona)
Dotknutá osoba má právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré Spoločnosť o nej spracúva, ak sa takéto spracúvanie vykonáva na právnom základe splnenia úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo na oprávnené účely Spoločnosti alebo tretích strán vrátane namietania proti profilovaniu založenému na týchto právnych základoch. Dotknutá osoba má taktiež právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré Spoločnosť o nej spracúva na účely priameho marketingu, vrátane profilovania.
Právo v súvislosti s automatizovaným individuálnym rozhodovaním vrátane profilovania (čl. 22 GDPR alebo § 28 Zákona)
Dotknutá osoba má právo na to, aby sa na ňu nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovanie a ktoré má účinky, ktoré sa jej týkajú alebo ju podobne významne ovplyvňujú.
Právo podať návrh na začatie konania (§ 100 Zákona)
Dotknutá osoba má právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov v zmysle § 100 Zákona dozornému orgánu, ak sa domnieva, že Spoločnosť spracúva jej osobné údaje v rozpore s GDPR alebo Zákonom. Dotknutá osoba môže podať návrh na začatie konania na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 4826/12, 820 07 Bratislava. Viac informácii je dostupných na webovom portáli Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky. Zmeny podmienok ochrany súkromia Ochrana osobných údajov pre nás nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie, ktoré sme Vám povinní vzhľadom na naše spracúvanie osobných údajov poskytnúť sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z tohto dôvodu si vyhradzujeme možnosť kedykoľvek tieto podmienky upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade, že zmeníme tieto podmienky podstatným spôsobom, túto zmenu Vám dáme do pozornosti napr. všeobecným oznámením na tejto webstránke alebo osobitným oznámením prostredníctvom emailu.